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Le PNUD recrute Un (e)Assistant (e) Administratif (ve) et financier (ère) (CDD 12 MOIS)

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Pour la mise en œuvre du projet « d’appui au renforcement de la protection civile en Côte d’Ivoire » et en vue d’appuyer l’équipe de projet, la représentation du PNUD en Côte d’Ivoire recrute Un(e) Assistant (e) Administrative et financière qui sera basé à Abidjan.

Il / Elle travaillera sous la supervision du Spécialiste Gouvernance du PNUD et la responsabilité directe du Coordonnateur de Projet et aura la charge d’appuyer l’équipe projet dans l’exécution des services administratifs et financiers du projet en s’assurant de l’utilisation transparente et efficace des ressources financières du projet.

Il/elle travaillera en étroite collaboration avec les autres projets du Programme Pays du PNUD et toutes les parties prenantes pour en assurer la cohérence et tous les partenaires impliqués dans le processus du projet. Il/Elle devra faire la promotion d’une approche axée sur la clientèle et le résultat en accord des règles, politiques et procédures du PNUD.

Devoirs et responsabilités

Résumé des fonctions principales :

  • Mise en œuvre des stratégies opérationnelles ;
  • Gestion budgétaire;
  • Appui administratif et comptable;
  • Facilitation du partage du savoir et le renforcement de la connaissance;
  • Assurer la gestion et la mise en œuvre de stratégies opérationnelles et adaptation aux processus et procédures afin d’atteindre les résultats tels que le respect des procédures, règles et politiques du PNUD dans la mise en œuvre des activités financières, système d’enregistrement financier et comptable et suivi des recommandations d’audit, mise en œuvre du contrôle interne efficace, d’un bon fonctionnement d’un système de gestion financière;
  • Assurer la gestion budgétaire du projet et le fonctionnement optimal du système de recouvrement des coûts afin d’obtenir les résultats tels que la préparation des révisions budgétaires du projet, la mise en œuvre d’un mécanisme de contrôle du budget à travers le suivi budgétaire, la modification et la préparation budgétaire;
  • Préparation de l’exercice de planification des ressources financières;
  • Elaboration de rapport périodique sur la situation des ressources;
  • En étroite collaboration avec les unités de gestion et d’Appui au Programme et Finances du Bureau, effectuer le suivi des écritures et régularisations, des ajustements financiers et assurer la mise en œuvre des mesures correctives;
  • Appui au reporting annuel du projet;
  • Appui administratif et financier au projet afin d’atteindre les résultats suivants : saisie des réquisitions et des requêtes de paiement dans ATLAS;
  • Appui à l’organisation des activités, séminaires, ateliers, retraites et voyages liées au projet;
  • En étroite collaboration avec le PMSU et l’Unité Finances du PNUD, effectuer le suivi des écritures de régularisations, des ajustements financiers et assurer la mise en œuvre des mesures correctives;
  • Assurer la tenue et le classement des archives du projet;
  • Participer à la rédaction des différents rapports des projets en transmettant régulièrement le point des activités réalisées et les suggestions utiles;
  • Aider au suivi des dossiers;
  • Accomplir toutes autres tâches, en liaison avec le projet, qui pourraient lui être confiées.

Les résultats clés ont un impact sur l’efficacité de la gestion des ressources financières du projet et le succès de la mise en œuvre des stratégies opérationnelles. Analyse précise et présentation de l’information financière améliore la crédibilité du PNUD dans l’utilisation des ressources financières et une bonne gestion financière. L’information circulée facilite la prise de décision par la direction.

Compétences

Compétences relatives à l’organisation :

  • Fais preuve d’intégrité en mettant en avant les valeurs et morales des SNU;
  • Fais la promotion des valeurs, missions, et objectifs stratégiques du PNUD;
  • Affiche une flexibilité et une adaptation aux différences liées à la culture, au genre, à la religion, à la race, à la nationalité et à l’âge;
  • Traite tout le monde sans favoritisme.

Compétences relatives à la fonction:

  • Gestion du savoir et de l’Apprentissage;
  • Préconise la gestion du savoir au sein du projet et un environnement favorable à l’apprentissage par le leadership et l’exemple personnel;
  • Travaille activement vers une acquisition du savoir personnel et continu et le développement d’un ou plusieurs domaines d’application, agit sur le plan d’apprentissage et applique les aptitudes nouvellement acquises;
  • Capacité à donner des conseils de très grandes qualités sur les questions traitées dans le cadre du projet;
  • Connaissances approfondies des questions interdisciplinaires de développement

Développement et Efficacité opérationnelle

  • Capacité à faire la mobilisation sociale;
  • Communique habilement et efficacement à travers les différents volets du projet;
  • Fait preuve d’une capacité à écrire et communiquer avec précision et professionnalisme;
  • Capacité à exécuter un divers nombre de tâches en lien avec la gestion financière y compris la formulation de budgets, le suivi et le recouvrement des contributions et des coûts;
  • Expertise dans l’utilisation de Excel et du progiciel de gestion intégré ATLAS.

Gestion et Leadership

  • Fait preuve d’ouverture au changement et de capacité à gérer des situations complexes;
  • Tisse de solides relations avec la clientèle, met en avant l’impact et les résultats en faveur de la clientèle et répond positivement aux critiques;
  • Encourage la prise de risque dans la poursuite d’un esprit de créativité et d’innovation;
  • Aborde le travail avec la même énergie et adopte une attitude positive et constructive;
  • Fait preuve d’une grande capacité de communication orale et écrite.

Required Skills and Experience

Formation:

  • Etre titulaire d’un DUT ou BTS en Finances et comptabilité;
  • Licence ou maîtrise en comptabilité, Finance serait souhaitable

Expérience:

  • Expérience professionnelle d’au moins 3 ans en finances et dans la gestion des programmes au sein d’entreprise privée, d’Organisation Non Gouvernementale/Internationale ou d’Organisations Internationales.
  • Expérience avérée dans l’usage avancée d’Excel et autres feuilles de calculs, des autres logiciels bureautiques (MS Word, Powerpoint, Outlook, etc…et connaissance avancée du progiciel de gestion intégré ATLAS;
  • Solide connaissance d’IPSAS

Niveau de langue requis:

  • Excellent niveau en Français et bonne connaissance de l’Anglais.

DATE LIMITE: 03/03/2019

NB: Les candidatures féminines sont vivement encouragées.

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