Description
Le/la conseiller/ère administratif/ve et financier/ère I est chargé/ée de fournir une assistance au représentant national pour les opérations administratives et financières globales en assumant la responsabilité de certaines fonctions administratives et financières spécifiques. Le/la conseiller/ère administratif/ve et financier/ère I fournit des rapports techniques au directeur administratif et financier principal pour l’Afrique francophone et est le principal lien avec l’unité Finances Internationales d’Ipas, basée en Caroline du Nord. Il ou elle a pour tâches de contribuer aux prévisions budgétaires, d’examiner les propositions et de générer des rapports financiers. Cette fonction peut également impliquer une assistance en matière de ressources humaines dans des domaines tels que l’engagement de nouveaux employés et l’enregistrement des bénéfices, ainsi qu’un rôle de liaison avec l’unité Ressources Humaines Internationales d’Ipas. Il ou elle travaille en étroite collaboration avec les sociétés de consultance sur toutes les questions en rapport avec le paiement des salaires et les obligations fiscales et transmet rapidement les éventuelles observations au représentant national et au directeur administratif et financier principal pour l’Afrique francophone
Responsabilités
- Contrôle, traitement, coordination et rapprochement des paiements faits à des vendeurs et à d’autres entités externes
- Obtention d’informations sur les fournisseurs et création d’un fichier des fournisseurs dans le système de comptabilité Workday
- Supervision des contrats avec les consultants et les partenaires, vérification du classement et tenue des registres
- Préparation des rapprochements bancaires mensuels, contrôle et approbation des transactions dans le logiciel de comptabilité d’Ipas et approbation des dépenses de fonds de caisse
- Définition et mise en place des systèmes de contrôle financier conformément aux procédures d’Ipas
- Contrôle du respect des procédures financières et administratives et des délais d’Ipas
- Participation aux plans de budgets de développement d’Ipas en Côte d’Ivoire
- Participation au comité d’attribution et examen des devis pour l’authenticité et l’identification des meilleures offres
- Participation à la préparation des rapports destinés aux donateurs et des propositions de budget en collaboration avec d’autres membres de son équipe
- Assistance au directeur de programme par le biais de la fourniture régulière d’analyses financières mensuelles des dépenses par rapport au budget
- Traitement des demandes de paiements aux fournisseurs/consultants en veillant à ce que les contrats, les factures et les autres documents soient correctement complétés et traités dans Workday
- Tenue à jour d’un journal des retenues fiscales déduites des paiements accordés aux consultants tout en veillant à ce que ces déductions soient versées et introduites pour assister la société de consultance engagée par Ipas
- Traitement de toutes les demandes d’avances sur frais de déplacement, de remboursement de frais de déplacement, de remboursement d’activités dans le cadre de programmes et d’avances sur frais d’assurance médicale
- Contribution à la préparation et à la soumission au siège central de rapports financiers mensuels, y compris calcul mensuel des taux de change moyens
- Préparation des rapprochements pour le bilan national et soumission au représentant national pour examen
- Collaboration avec le directeur administratif et financier principal pour l’Afrique francophone pour la préparation des rapports financiers destinés aux donateurs et gestion de l’échéancier de génération des rapports ; contrôle du rapprochement entre les rapports aux donateurs et la comptabilité générale
- Coordination avec la société de consultance en charge de la préparation du paiement mensuel des salaires et versement des déductions sur salaire aux instances administratives conformément à la législation locale
- Préparation de l’ensemble de la documentation d’engagement des nouveaux membres du personnel et assistance dans l’orientation des personnes nouvellement engagées
- Gestion de l’inclusion des nouveaux membres du personnel dans les programmes d’avantages sociaux et communication des éventuels changements de personnel à l’unité Ressources Humaines Internationales d’Ipas
- Réalisation des autres tâches qui lui sont assignées
Profile (Exigences du poste)
- Nationalité ivoirienne
- Diplôme universitaire dans un domaine apparenté
- Au moins 5 ans d’expérience professionnelle dans une fonction similaire dans le domaine de la comptabilité générale
- Connaissance et expérience de la comptabilité des fonds publiques, de la législation fiscale locale et nationale et des normes de comptabilité
- Expérience des avantages sociaux et d’autres domaines pertinents de la gestion des ressources humaines
- Excellentes compétences organisationnelles et extrêmement respectueux/euse des délais de paiement
- Maîtrise du français et parlant anglais
Esprit d’équipe et excellentes capacités de communication interpersonnelle
Compétences souhaitées
- Expérience en comptabilité au sein d’une ONG internationale
- Diplôme de maîtrise dans un domaine apparenté
