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Giz Côte d’Ivoire recrute Responsable Administrative et Financière bilingue (français-anglais) (BAC+4 | CDD)

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Pour ses activités, la Direction de la GIZ (Deutsche Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit GmbH)  lance un avis de recrutement pour un/une :

  • Responsable Administrative et Financière bilingue (français-anglais)
  • Disponibilité à partir du 1 Juin 2019
  • Lieu : Abidjan

A.   Domaine de responsabilité :

Le titulaire du poste est responsable des activités suivantes :

  • -Assurer le bon fonctionnement de la Banque conformément aux procédures standard GIZ (Entrées et sorties du bank/bankbook)
  • -Soutenir l’équipe « Administration-Comptabilité-Logistique ».
  • -Soutenir la hiérarchie pour le suivi financier périodique du budget de ComCashew
  • -Coacher l’équipe du programme en relation avec les procédures GIZ
  • -Appui aux missions de contrôle interne et d’audit
  • -Vérifier les dossiers de demandes d’établissement de contrats selon la délégation de pouvoir et établir les contrats
  • -Assurer la communication avec le bureau de pays concernant les services fournis et les besoins des projets
  • -Effectuer les tâches administratives et comptables du programme de façon indépendante.
  • -Appui à l’équipe Administration-Comptabilité-Logistique pour les activités des autres bureaux de projets au Ghana, au Burkina, en Sierra Leone, au Bénin et au Mozambique
  • -Discuter régulièrement avec le supérieur hiérarchique de la situation et des contraintes de l’Administration

Dans ce contexte, le titulaire du poste a les responsabilités suivantes

B.   Attributions :

1.    Service et tâches d’organisation

Le titulaire du poste doit:

  • -Assurer une bonne organisation et communication de l’équipe du projet Administration-Comptabilité-Logistique
  • -Assurer l’échange d’informations entre les partenaires/collaborateurs du projet
  • -Superviser l’équipe d’administration et de comptabilité du programme.
  • -Assurer la responsabilité des domaines d’activités qui lui sont confiés, des demandes de services et des mesures dans le cadre du projet.
  • -Assure l’exécution autonome des tâches assignées à l’équipe Administration- & Comptabilité-logistique.
  • -Assurer la communication avec le bureau du GIZ en relation avec les services du projet
  • -Exécuter les tâches administratives, comptables et financières du programme de façon indépendante.
  • -Contribuer à l’organisation de missions, d’ateliers et d’autres réunions de projet ;
  • -Gérer les réservations d’hôtel, les salles de conférence, etc.
  • -Traiter les courriels et la correspondance entrants et sortants (réception-inscription-distribution-distribution-expédition),
  • -Classement physique et électronique des documents selon l’ordre de classement de la GIZ,
  • -Superviser le travail du personnel (assistant administratif et comptable, chauffeur, femme de ménage, jardinier)
  • -Communiquer rapidement et efficacement avec les différents collaborateurs dans la mise en œuvre des activités du programme par différents canaux (courrier, téléphone, affichage, etc.).

2.    Tâches d’administration et finances

Le titulaire du poste doit:

  • -Suivre la planification consolidée des congés du personnel du Programme national par rapport au point de congé du bureau du GIZ.
  • -Assurer le suivi des demandes de congé et d’absence du personnel du projet.
  • -Vérifier les enregistrements d’heures supplémentaires des pilotes de programme avant de valider votre hiérarchie et établir les notes de débit et les factures correspondantes.
  • -Accompagne l’équipe d’Assistants Administratifs & Caissiers, Comptable, Logistique et le Responsable Administratif et Comptable dans leurs tâches quotidiennes.
  • -Établit et met à jour les notes de programme internes conformément aux procédures de la GIZ.
  • -Accompagnement et mise à jour des procédures GIZ pour les nouveaux collègues du programme à Abidjan.
  • -Assurer la vérification et le traitement des dossiers pour l’élaboration des contrats (Services & conseil) au niveau du projet
  • -Appui à la logistique
  • -Soutien à la vérification des dossiers d’approvisionnement traités dans le cadre du projet
  • -Offrir un encadrement à distance et en cours d’emploi aux adjoints administratifs en comptabilité et aux caissiers de programme dans le cadre de leurs activités administratives quotidiennes.
  • -Assurer la vérification de l’étiquetage de l’inventaire des différents bureaux avant validation de la liste d’inventaire par la hiérarchie (Liste d’inventaire, hors inventaire, etc…)
  • -Appuie les équipes de l’Administration-Comptabilité dans la remise, le transfert et l’élimination de tout le matériel d’inventaire.
  • -Assurer la classification des dossiers papier (classeurs) et des dossiers (PC et/ou DMS) sous sa responsabilité selon les règles de classification GIZ

3.    Tâches d’administration et finances

 Comptabilité

Le titulaire du poste doit:

  • -Assurer le bon fonctionnement de la banque ComCashew à Abidjan conformément aux procédures standard GIZ
  • -Effectuer toutes les fins de mois le rapprochement entre le livret de banque et l’extrait de compte bancaire
  • -Effectuer des paiements par l’intermédiaire du système bancaire OMNI
  • -Assurer la validation des documents comptables avant le paiement par la caisse
  • -Assurer la validation des documents comptables avant le paiement par la banque
  • -Assure le suivi mensuel consolidé des comptes débiteurs et créditeurs du bureau afin de s’assurer qu’ils sont réglés le plus rapidement possible et fait régulièrement rapport au directeur financier et administratif.
  • -Valider les paiements par caisse jusqu’à un montant de 100.000 FCFA.
  • -Assurer la validation des frais de déplacement des employés nationaux avant la signature de la hiérarchie
  • -Assurer la validation des budgets des ateliers au niveau du programme
  • -Effectuer des contrôles inopinés de la caisse enregistreuse au niveau du projet.
  • -Assurer la consultation avec l’équipe de comptabilité du bureau
  • -Encadrer les assistants comptables, logistiques et administratifs de caisse dans le cadre des procédures GIZ pour leurs activités quotidiennes.
  • -Vérifier les documents comptables du projet avant de les transmettre au bureau de pays
  • -Assurer la vérification des formulaires de clôture mensuels winpaccs avant la validation de la hiérarchie
  • -Suivi des corrections apportées aux pièces comptables (feuille d’erreurs)
  • -Prise en charge de la validation des documents comptables des autres PN par la hiérarchie avant leur transmission au bureau de pays.
  • -Prise en charge de la validation des documents relatifs au règlement des subventions locales avant la signature de la hiérarchie
  • -Appuie les experts d’autres PN dans leurs activités quotidiennes liées à ses tâches.
  • -Faire immédiatement rapport au directeur des finances et de l’administration sur toutes les questions de comptabilité et de conformité. Tâches d’administration et finances

4.    Tâches d’administration et finances

 Finance

Le titulaire du poste doit:

  •  -Appuyer la préparation du budget prévisionnel (mensuel et annuel) du programme
  • -Surveiller le flux de trésorerie du programme (FIMO Control)
  • -S’assurer que le programme demande des fonds au bureau de pays (PFMA)
  • -Effectuer des transferts d’argent sur le terrain pour les activités mensuelles.
  • -Gérer le projet en toute sécurité à Abidjan
  • -Supporter le suivi mensuel des dépenses de ComCashew par rapport au budget détaillé reçu de la hiérarchie à l’aide du logiciel autorisé par la hiérarchie.
  • -Transmettre périodiquement la situation des obligations de ComCashew au bureau de pays afin d’attirer leur attention sur les régularisations à effectuer.
  • -Assurer la gestion financière du programme, y compris, par exemple, les retraits d’espèces, la tenue de livres, les comptes bancaires, le traitement et l’entrée des reçus dans le livre de caisse, le livre de banque et les winpaccs.
  • -Prendre en charge des missions d’audit et de contrôle interne (1K – Fiche de contrôle A+C)
  • -Assurer le suivi des recommandations en matière de contrôle interne et envoie un retour d’information au bureau.
  • -Suivre sur les feuilles de contrôle A et la feuille d’erreur

5.    Autres attributions

  • Le titulaire, qui occupe le poste, exerce d’autres activités et tâches ou y participe sur instruction de son superviseur.
  • Informe le supérieur hiérarchique de l’exécution des activités et des difficultés rencontrées au cours de l’exécution de ses activités

C.   Qualifications, compétences et expérience requises :

Exigence du poste

  • Être entièrement bilingue et capable de communiquer facilement en anglais et en français ;
  • Avoir une bonne capacité à utiliser des outils informatiques généraux et spécifiques (tableurs, internet, logiciels utilisés par le projet : Word, PowerPoint) ;
  • Faire preuve d’autonomie et d’initiative.
  • Le poste requiert dynamisme, savoir-faire et flexibilité dans les relations avec ses interlocuteurs ;

D.   Qualifications : 

  •  Niveau minimum de BAC + 4 en Finance et/ou diplôme équivalent (MBA, DESS, etc.…) ;  
  • Certificat/diplôme délivré par une école de formation reconnue;
  • Expérience dans des postes de responsabilité dans le domaine que vous recherchez ;

Expérience professionnelle :  Au moins 3-5 ans d’expérience dans un poste similaire ; Une preuve de maîtrise de l’anglais sera un atout.

Dossiers de candidature

Nous vous invitons à présenter votre dossier au plus tard le 
27 Avril 2019 au cas où les exigences du poste correspond à votre profil.

Le dossier contenant :
– Le curriculum Vitae détaillant les tâches des différents postes antérieurs
– Les copies de vos diplômes (obligatoire)
– Les références des emplois antérieurs
– La lettre de motivation

est à adresser à la Directrice des Affaires Administratives et Financières et à déposer sous pli fermé à la réception du Bureau GIZ à Abidjan. Les dossiers de candidature peuvent également etre envoyées par e-mail à l‘adresse électronique suivante: giz-cote-ivoire@giz.de

Les dossiers ne contenant pas l’intégralité des documents mentionnés ci-dessus seront immédiatement rejetés.